Proceduro de Akiro

proceduroj

I. ENKONDUKO

La celo de Proceduro pri Akiro estas prezenti la bazajn gvidliniojn por ĉiuj akiro de varoj kaj servoj kiuj konformas al aplikeblaj leĝoj.

1. Aĉetas Malpli ol 20% de la Ofertsojlo de la Kolegio
   1. Laŭ NJSA 18A:64A-25.19, premioj de aĉetoj, kontraktoj aŭ interkonsentoj taksitaj esti malpli ol dudek procentoj (20%) de la nuna ofertsojlo de la Kolegio (8,320 USD ekde la 1-a de julio 2023) povas esti aljuĝitaj post peto de unu. citaĵo aŭ propono.
   2. Komerca Registra Atestilo estas postulata de vendistoj kiam la aĉeto superas 15% de la ofertsojlo de la Kolegio (6,240 USD ekde la 1-a de julio 2023) kaj la servoj estas faritaj en Nov-Ĵerzejo. NJSA 52:32-44, kaj sekvaj.
   3. Oficejo/Unuestro, kaj/aŭ Departementa Vicprezidanto-aprobo estas postulata por aĉetpeto.
2. Inter 20% de la Oferta Sojlo de la Kolegio kaj $17,499
   1. Laŭ NJSA 18A:64A-25.19, minimume du (2) citaĵoj, kiam ajn ebla, devas esti petitaj antaŭ la aljuĝo de la aĉeto. La kontrakta aljuĝo estos farita surbaze de la plej malalta respondeca citaĵo ricevita, kiu estas plej avantaĝa por la Kolegio, prezo kaj aliaj faktoroj konsiderataj. Se la premio ne estas farita al la vendisto provizanta la plej malaltan citaĵon, deklaro de klarigo pri la kialoj do estos arkivita kun tia aĉeto. Laŭ Kolegia praktiko, tri (3) citaĵoj devus esti akiritaj se praktike.
      
      1. Kiam ajn multoblaj citaĵoj estas postulataj, la individua oficejo/unuo respondecas pri peti la multoblajn citaĵojn. La Oficejo de Akiro laboros kun la oficejo/unuo por helpi trovi eblajn alternativajn vendistojn kiam necese.
   2. Kromaj sendevigoj de la multobla citaĵoprocezo inkludas uzon de Ŝtataj Kontraktoj (NJSA 18A:64A-25.9), Komuna Aĉetado kun aliaj guberniaj altlernejoj, municipoj aŭ distriktoj ene de kiuj la gubernia kolegio situas, institucioj de pli alta lernado, aŭ aliaj unuoj de registaro laŭ al la Lokaj Publikaj Kontraktoj-Leĝo (NJSA 18A:64A-25.10), kooperaj prezsistemoj establitaj sub la leĝoj de Nov-Ĵerzejo (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), kaj nacie agnoskitaj kaj akceptitaj kooperaj aĉetinterkonsentoj (NJSA 18A). : 64A-25.11a (b)).
   3. Faktoroj kiuj povas esti konsiderataj se aljuĝado al la ne-plej malsupraj citaĵoj inkluzivas, sed ne estas limigitaj al:
      
      1. Antaŭa sperto (inkluzive de antaŭa sperto kun HCCC)
      2. Referencoj
      3. Loko (dum fizika proksimeco de la vendisto estas necesa por la efika kaj ekonomia aĉeto aŭ plenumo de la kontrakto)
   4. Oficejo/Unuestro, kaj/aŭ Departementa Vicprezidanto-aprobo estas postulata por aĉetpeto.
3. Inter $ 17,500 kaj la Oferta Sojlo de la Kolegio - Justa kaj Malferma Procezo
   1. Anstataŭ la peto de multoblaj citaĵoj laŭ NJSA 18A:64A-25.19, la Kolegio povas uzi Justan kaj Malferman Procezon por aĉetoj inter $17,500 kaj la Oferta Sojlo de la Kolegio. Ĉi tio implicas afiŝi Peton por Proponoj (RFP) en la retejo de la Kolegio dum minimume dek (10) tagoj. La kontrakto povas esti aljuĝita surbaze de plej malalta respondeca respondema propono ricevita, kiu estas plej avantaĝa por la Kolegio, prezo kaj aliaj faktoroj konsiderataj. Se la premio ne estas farita al la vendisto donanta la plej malaltan proponon, deklaro de klarigo pri la kialoj do estos arkivita kun tia aĉeto.
   2. Atestado pri Rivelado de Komerco-Entaĵo (BEDC) ne estas postulata kiam Justa kaj Malferma Procezo estas uzata per afiŝado de la RFP en la retejo de la Kolegio.
   3. Kromaj sendevigoj de la multobla citaĵoprocezo inkludas uzon de Ŝtataj Kontraktoj (NJSA 18A:64A-25.9), Komuna Aĉetado kun aliaj guberniaj altlernejoj, municipoj aŭ distriktoj ene de kiuj la gubernia kolegio situas, institucioj de pli alta lernado, aŭ aliaj unuoj de registaro laŭ al la Lokaj Publikaj Kontraktoj-Leĝo (NJSA 18A:64A-25.10), kooperaj prezsistemoj establitaj sub la leĝoj de Nov-Ĵerzejo (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), kaj nacie agnoskitaj kaj akceptitaj kooperaj aĉetinterkonsentoj (NJSA 18A). : 64A-25.11a (b)).
   4. Oficejo/Unuestro, Sekcia Vicprezidanto, CFO, aŭ Designee aprobo estas postulata por aĉetpeto.
4. Inter $ 17,500 kaj la Oferta Sojlo de la Kolegio - Nejusta kaj Malferma Procezo
   1. Laŭ NJSA 18A:64A-25.19, minimume du (2) citaĵoj, kiam ajn ebla, devas esti petitaj antaŭ la aljuĝo de la aĉeto. La kontrakta aljuĝo estos farita surbaze de la plej malalta respondeca citaĵo ricevita, kiu estas plej avantaĝa por la Kolegio, prezo kaj aliaj faktoroj konsiderataj. Se la premio ne estas farita al la vendisto provizanta la plej malaltan citaĵon, deklaro de klarigo pri la kialoj do estos arkivita kun tia aĉeto. Laŭ Kolegia praktiko, tri (3) citaĵoj devus esti akiritaj kiam ajn ebla.
   2. Business Entity Disclosure Certification (BEDC) estas postulata por aljuĝi kontrakton al vendistoj kiam Ne-Fair kaj Malferma Procezo estas sekvita. La Kolego kaj la Bonfire-kontraktaj administradsistemoj stokos ĉiujn BEDCojn.
   3. Estraro de Kuratoraro-Rezolucio de premio estas postulata por ĉiuj aĉetoj sub la ofertsojlo de la kolegio krom se ekzistas estraro de kuratoraro-rezolucio aprobanta aŭtoritaton por la kontrakta agento por aljuĝi kontraktojn ĝis la ofertsojlokvanto. La Direktoro de Kontrakto kaj Akiro ricevis la aŭtoritaton aljuĝi kontraktojn ĉe la ofertsojlo ($41,600 ekde la 1-a de julio 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (vidu plian klarigon malsupre).
   4. Sendevigoj por la postulo peti multoblajn citaĵojn estas la samaj kiel supre.
   5. Oficejo/Unuestro, Sekcia Vicprezidanto, CFO, aŭ Designee aprobo estas postulata por aĉetpeto.
5. Aĉetoj Malpli ol la Ofertsojlo de la Kolegio - Rezolucio Rajtiganta la Direktoron de Kontraktoj kaj Akiro aljuĝi Kontraktojn Sub la Oferto-Sojlo
   1. Laŭ NJSA 18A:64A-25.3, aĉetoj, kontraktoj aŭ interkonsentoj por la plenumado de ajna laboro aŭ la liverado aŭ dungado de materialoj aŭ provizoj, kies kosto aŭ prezo ne superas la ofertsojlon de kolegio, povas esti faritaj, negocitaj kaj aljuĝite fare de kontrakta agento, kiam tiel rajtigita per rezolucio de la Estraro de Kuratoraro, sen publika reklamado por ofertoj kaj oferto tial. La Direktoro de Kontraktoj kaj Akiro devas sekvi la procedurojn de la County College Contracts-leĝo dum aljuĝado de Kontraktoj. Laŭ Kolegia praktiko, tri (3) citaĵoj devus esti akiritaj kiam ajn ebla.
   2. Multoblaj citaĵoj devas esti petitaj krom se sendevigo ekzistas. La sendevigoj por petado de citaĵoj estas la samaj kiel supre.
   3. Estraro de Kuratoraro, kaj Direktoro de Kontraktoj kaj Akiro-aprobo estas postulata por aĉetpeto.
6. Aĉetoj Egalaj al aŭ en Troo de la Proponta Sojlo
   1. Eroj kun valoro pli granda ol la ofertsojlo de la Kolegio estos publike reklamitaj kaj ofertos krom se esceptitaj laŭ 18A:64A-25.5 aŭ alia leĝo, kaj devas esti konformaj al Lud-al-Ludado Politiko 6.4. La Direktoro de Kontraktoj kaj Akiro preparos ofertajn specifojn aŭ peton por proponoj, laŭeble, kun la Direktoro de la Departemento kaj/aŭ CFO aŭ reprezentanto. Proponitaj esceptitaj akiroj (ekskludante profesiajn servojn) ankoraŭ postulas la peton de multoblaj citaĵoj laŭ NJSA 18A:64A-25.5.
   2. La listo de publikaj ofertaj esceptoj troviĝas en NJSA 18A:64A-25.5. kaj inkluzivas la jenajn:
      1. Profesiaj servoj;
      2. Eksterordinaraj Nespecifeblaj Servoj ("EUS") kaj produktoj kiuj ne racie ne povas esti priskribitaj per skribaj specifoj, tamen submetataj al proceduroj kongruaj kun publika oferto kiam eble;
      3. Materialoj aŭ provizoj ne haveblaj de pli ol unu vendisto, inkluzive de, sen limigo, materialoj aŭ provizoj patentitaj aŭ kopirajtigitaj;
      4. Laboro farita de HCCC-dungitoj;
      5. Preso de leĝaj avizoj kaj dokumentoj uzataj en juraj procedoj;
      6. Lernolibroj, bibliotekmaterialoj, kaj specialigitaj bibliotekservoj;
      7. Manĝaĵoj kaj servoj inkluzive de manĝaĵoj kaj administradkontraktoj por studentaj centroj, manĝoĉambroj kaj kafejoj;
      8. Servoj faritaj de publika utileco kiu estas submetita al la jurisdikcio de la Estraro de Publikaj Servoj (BPU), laŭ tarifoj kaj horaroj de pagendaĵoj aprobitaj de la BPU;
      9. Ekipaĵripara servo se en la naturo de EUS, inkluzive de necesaj partoj;
      10. Speciala maŝinaro aŭ ekipaĵo de teknika naturo, kiu ne racie permesos la desegnadon de specifoj, kaj la akiro de tio, sen reklamado en la publika intereso;
      11. Asekuro, inkluzive de kovrado kaj konsultservoj, kiuj devas esti akiritaj laŭ la postuloj por EUS;
      12. Eldonado de juraj avizoj en gazetoj, kiel postulas la leĝo;
      13. Akiro de artefaktoj aŭ aliaj eroj de unika interna, arta aŭ historia karaktero;
      14. Kolekto de sumoj pagendaj sur studentaj pruntoj, inkluzive sen limigo de Federaciaj Studentaj Pruntoj;
      15. Profesiaj konsultaj servoj;
      16. Distro, inkluzive sen limigo de teatraj prezentoj, bando kaj aliaj koncertoj, filmoj kaj aliaj aŭdvidaj produktadoj;
      17. Kontraktoj uzantaj financojn kreitajn de studentaj agadpagoj ŝargitaj aŭ enspezitaj de studentoj, ne sub la rekta kontrolo de la kolegio kaj elspezitaj fare de studentorganizoj;
      18. Presado, inkluzive sen limoj, katalogojn, jarlibrojn kaj kursanoncojn;
      19. Disponigi varojn aŭ servojn por la uzo, subteno aŭ prizorgado de proprieta komputila aparataro, programaraj periferioj kaj sistema evoluado por la aparataro;
      20. Rekrutado kaj reklamado de dungitaro, inkluzive sen limigo reklamado serĉanta studentan enskribon;
      21. Edukaj provizoj, libroj, vestaĵoj, ktp aĉetitaj de gubernia kolegio librovendejo, aŭ de servo aŭ administra firmao sub kontrakto kun gubernia kolegio por funkciigi gubernia kolegio librovendejo;
      22. Aĉeto aŭ luado de diplomiĝaj ĉapoj kaj roboj kaj premiaj atestiloj aŭ plakedoj;
      23. Elspezoj por vojaĝoj aŭ konferencoj;
      24. Eroj haveblaj de vendistoj je kostoj sub Ŝtata kontrakta prezo por la sama produkto aŭ servo, kiu renkontas aŭ superas la Ŝtatajn kontraktkondiĉojn;
      25. Aĉetoj faritaj aŭ enigitaj kun Usono, la Ŝtato de Nov-Ĵerzejo, distrikto aŭ municipo aŭ ajna estraro, korpo aŭ oficiro, agentejo aŭ aŭtoritato aŭ ajna alia ŝtato aŭ subsekcio de tio.
   3. Kromaj esceptoj al publika oferto inkludas la uzon de Ŝtataj Kontraktoj (NJSA 18A:64A-25.9), Komuna Aĉetado kun aliaj guberniaj altlernejoj, municipoj aŭ distriktoj ene de kiuj la distriktkolegio situas, institucioj de pli alta lernado, aŭ aliaj unuoj de registaro laŭ la Lokaj Publikaj Kontraktoj-Leĝo (NJSA 18A:64A-25.10), kunlaboraj prezsistemoj establitaj sub la leĝoj de Nov-Ĵerzejo (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), kaj nacie agnoskitaj kaj akceptitaj kooperaj aĉetinterkonsentoj (NJSA 18A: 64A-25.11a (b)).
   4. Justa kaj Malferma Procezo por ofert-esceptitaj akiroj devus esti konsiderata por eviti la bezonon akiri Atestilon pri Rivelado de Komerco.
   5. Triaj partioj kiuj skribas aŭ helpas kun la preparado de la ofertspecifoj aŭ peto por proponoj estas neelekteblaj oferti aŭ sendi proponon por la sama kontrakto.
   6. La aljuĝo de kontrakto de publiko, kiu postulas publikan reklamon por ofertoj, estos aljuĝita de la Estraro de Kuratoraro al la plej malsupra respondeca proponanto. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Profesiaj Servoj:
      1. Laŭ NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1), kontraktoj kies temo konsistas el profesiaj servoj estas esceptitaj de publika oferto.
      2. Laŭ NJSA 18A:64A-25.19, multoblaj citaĵoj ne estas postulataj por profesiaj servaj kontraktoj.
      3. BEDC ne estas postulata se justa kaj malferma procezo estas uzata por havigi profesian servokontrakton.
      4. Profesiaj Servoj estas difinitaj kiel "servoj faritaj aŭ faritaj fare de persono rajtigita perleĝe por praktiki agnoskitan profesion kaj kies praktiko estas reguligita perleĝe kaj kies agado postulas scion de altnivela tipo en kampo de lernado akirita de longedaŭra formala. kurso de specialeca instruado kaj studo kiel distingite de ĝenerala akademia instruado, metilernado aŭ trejnado. Profesiaj servoj ankaŭ signifas servojn faritajn en la prezento de laboro kiu estas originala kaj kreiva en karaktero en agnoskita kampo de arta klopodo."
   8. Urĝaj Aĉetoj:
      1. Laŭ NJSA 18A:64A-25.6, ajna aĉeto povas esti farita, negocita aŭ aljuĝita fare de la Kolegio sen publika reklamado por ofertoj, kiam krizo influanta la sanon, sekurecon aŭ bonfarton de la loĝantoj de kolegioposedaĵo postulas la tujan liveron de la materialoj. aŭ provizoj aŭ la plenumo de la laboro.
      2. Skriba peto por la aĉeto, de la dungito respondeca de la konstruaĵo, instalaĵo aŭ ekipaĵo, kie okazis la krizo, devas esti prezentita ĉe la Direktoro de Kontraktoj kaj Akiro, priskribante la naturon de la krizo, la tempon de ĝia okazo, kaj la bezono alvoki la kriz-aĉetan escepton. La Prezidanto kaj la Direktoro de Kontraktado kaj Akiro estas rajtigitaj por aljuĝi kontrakton por la aĉeto se la Direktoro estas kontentigita ke la krizo ekzistas.
      3. Post la liverado de la laboro, materialoj aŭ provizoj, la entreprenisto rajtas esti pagita do kaj la Kolegio devas esti devigata por la pago.
      4. Multoblaj citaĵoj ne estas postulataj por urĝaj aĉetoj.
   9. Oficejo/Unuestro, Sekcia Vicprezidanto, CFO, aŭ Designee aprobo estas postulata por aĉetpeto.
7. Ekzekuto de Kontraktoj
   1. Ĉiuj kontraktoj estos plusenditaj al Direktoro de Kontraktoj kaj Akiro por revizio kune kun la Jura Konsilado de la Kolegio. La kontraktoj tiam estas reviziitaj fare de la CFO kaj plusenditaj al la prezidanto aŭ lia/ŝia reprezentanto por subskribo.
   2. Oficejo/Unuestroj ne estas rajtigitaj por plenumi kontraktojn.
   3. La Direktoro de Kontraktoj kaj Akiro povas efektivigi kontraktojn kiuj submetiĝas al la aŭtoritato de la Direktoro eldonita de la Estraro de Kuratoraro (kontraktoj sub la ofertsojlo).
   4. Prezidanto, Ĉefa Financa Oficiro, kaj/aŭ Direktoro de Kontraktoj kaj Akirado estas postulata por aĉetpeto.
8. Komputila Ekipaĵo - Aparataro kaj Programaro
   1. La CIO laboros kun la Direktoro de Kontraktoj kaj Akiro por akiri ĉiujn ITS-ekipaĵpetojn por la Kolegio.
   2. Formo pri Ekipaĵa Pravigo devas esti kompletigita kaj rajtigita de ĉiuj partioj. Post aprobo de la praviga formularo, la Departemento devas plenumi peton.
   3. La aĉetordo estos elsendita post aprobo de la rekvizicio kaj plusendita al la vendisto.
   4. La IT-sekcio ricevos, agordos kaj instalos la ekipaĵon.
   5. Sekcia Vicprezidanto, CFO, CIO, kaj/aŭ Direktoro de Kontraktoj kaj Akiro-aprobo estas postulata por aĉetrekvizicio.
9. Provizora Diverseco
   1. Anonco por Ofertoj kaj Peto por Proponoj ("RFP")
      1. Aĉetsekcio reklamas ofertojn kaj peton por proponoj en la College-retejo por ĉiuj lokaj kaj diversspecaj entreprenoj al la justa kaj malferma ofertprocezo.
      2. Aĉetado avertas Virin-posedatajn entreprenojn (WBE), Minoritat-posedatajn entreprenojn (MBE), Veteran-posedatajn entreprenojn (VBE aŭ VOSB), entreprenojn posedatajn de ekonomie malfavorataj individuoj (DBE), kaj entreprenojn posedatajn de GLAT-individuoj (GLBTBE) kiam ofertoj estas. disponebla por certigi diversajn submetadojn.
      3. Revizias ofertojn por certigi ke specifoj por homoj kun handikapoj estas plenumitaj.
      4. Esploru ĉu prezentitaj vendistoj aplikas al grupo de Provizanto-Diverseco.
   2. Diverseco-Grupa Engaĝiĝo
      1. Priorigas diversajn vendistojn kontrolitajn de Ŝtataj Kontraktoj kaj Kooperativoj.
      2. Direktoro aŭ Contracts and Procurement estas engaĝita en multaj diversecaj grupoj, same kiel komunaj aĉetgrupoj, por akiri informojn pri diversaj firmaoj de malsamaj etnoj por diversigi aĉetpovon.
      3. Daŭrigu membrecon kun la Novjorka/Nov-Ĵerzejo Minority Supplier Diversity Council, kiu provizas listojn de atestitaj Minoritataj Provizantoj.
      4. Vendistoj renkontis partoprenante diversajn konferencojn, seminariojn, kaj laborrenkontiĝojn kiuj temigas provizantan diversecon, Lige kun la Diversity Equity kaj Inclusion-sekcio, la Hudson County, Jersey City, kaj State Diversity-organizoj.

Aprobita: marto 2022
Aprobita de: Kabineto
Kategorio: Aĉetado
Subkategorio: Akiro
Planita por Revizio: marto 2024
Respondeca Fako: Financo

Reiri al Policies and Procedures