Kontado - Kontado-Receva Politiko

 

CELO

La celo de ĉi tiu Politiko pri Kontaj Riceveblaj estas certigi la efikan kaj efikan administradon de la kolekto de ĉiuj ricevaĵoj de Hudson County Community College ("Kolegio") kaj establi sistemon de internaj kontroloj por administri la konton-riceveblajn procezojn.

POLIKO

Kontoj riceveblaj estas grava valoraĵo por la Kolegio. La Kolegio kaj ĝia Estraro de Kuratoraro ("Estraro") estas favoraj al efike kaj efike administri la kolekton de ĉiuj riceveblaj al la Kolegio. Ricevaĵoj inkluzivas ajnan devon ekestiĝantan de konsumantoj aŭ financaj transakcioj kun la Kolegio inkluzive de, sed ne limigitaj al, studenta instrukotizo, kotizoj, daŭra edukado malfermaj enskribaj kursoj, same kiel vendo de produktoj kaj servoj. 
La Estraro delegas al la Prezidanto la respondecon pri evoluigado de proceduroj kaj sistemo de internaj kontroloj por administri la konto-ricevprocezon, inkluzive de proceduroj por trakti instrukotizon kaj kotizojn, pagajn opciojn, pagojn, studentan fakturadon, kolektojn, administrajn forprenojn, postulojn por meti. tenas sur studentaj rekordoj, repagoj, formo 1098-T kaj instrukotizoj. La Financa Oficejo respondecos pri efektivigo de la politiko.

Aprobita: junio 2021
Aprobate de: Estraro de Kuratoraro
Kategorio: Kontado
Subkategorio: Accounts Receivables
Planita por Revizio: junio 2024
Respondeca(j) Oficejo(j): Financo

 

proceduroj

Kontado - Konta Riceva Proceduro

I. Enkonduko

Kontoj riceveblaj estas signifa aktivaĵo por Hudson County Community College. La ricevontoj de la Kolegio devas esti administritaj por certigi la efikan kaj efikan kolekton de ĉiuj ŝuldoj ŝulditaj al la Kolegio. Ĉi tiu proceduro validas por ĉiuj studentoj ĉe la Kolegio.

II. Difino

Kredita Konto: Ajna mona devigo ekestiĝanta de konsumanta transakcio. Kredeblaj kontoj estas la rezulto de diversaj specoj de financaj transakcioj inkluzive de, sed ne limigitaj al, studenta instrukotizo, kotizoj, daŭra edukado malfermaj enskribaj kursoj, same kiel vendo de varoj kaj servoj.

Korekto de Konta Ricevo: Korekto de konto-ricevaĵo okazas kiam ŝanĝo en la kvanto de konto-ricevaĵo ŝuldata sur konto estis nuligita aŭ ĝustigita ĉar la Kolegio ne rajtas kolekti la monon.

Administraj Forigo: Studentaj ricevaĵoj kiuj estis determinitaj esti forigitaj fare de la Kolegio, kiam studento defias la ŝuldon pro neantaŭviditaj cirkonstancoj, kaj la apelacio estas aprobita fare de la Specialaj Cirkonstancoj por Retiro-Komitato.

Ŝuldo: Ajna dolaro ŝuldata al la Kolegio, inkluzive de, sed ne limigitaj al, instrukotizo, kotizoj, pruntoj kaj vendo de varoj kaj servoj.

Debitoro: Individuo, komerca, ne-profita organizaĵo aŭ iu ajn alia publika aŭ privata ento inkluzive de ŝtata, loka aŭ federacia registaro, kiu respondecas pri ŝuldo aŭ kontraŭ kiu estas postulo por ŝuldo.

Restriktoj: Limigoj pri nunaj aŭ estontaj agadoj de studentoj, fakultato kaj kunlaborantaro truditaj fare de la Kolegio.

Studento: Individuo, kies peto por akcepto estis prilaborita kaj aprobita de la Kolegia Akcepto-Oficejo. Studento inkluzivas ajnan personon, kiu enskribas en iu ajn kredita aŭ nekredita kurso ofertita de la Kolegio.

III. Administrado de Riceveblaj

La Kolegio establos instrukotizligdaton por ĉiu semestro. Tiuj studentoj, kiuj ne eniris prokrastitan pagoplanon, plene pagitaj antaŭ la establita dato, aŭ kiuj ne estis rajtigitaj de la Oficejo de Financial Aid, riskas esti malregistritaj de siaj klasoj. La Kolegio forigos studentojn de enskribo por nepago de instrukotizo. La datoj por forlasi studentojn estas determinitaj de la Oficejo de Enskribo-Servoj. 

La Kolegio skribis politikojn kaj procedurojn por administri la konto-ricevprocezon por la subaj kategorioj:

        1. Subparto A. Instruado kaj Kotizoj
        2. Subparto B. Establigo de Ricevaĵoj
        3. Subparto C. Pagaj Opcioj
        4. Subparto D. Paga Politiko
        5. Subparto E. Fakturado
        6. Subparto F. Kolektoj
        7. Subparto G. Administraj Ekspuraĵoj
        8. Subpart H. Requirements for Placing Hold on Student Records
        9. Subparto I. Repagoj
        10. Subpart J. Form 1098-T, Tuition Statement
        11. Subparto K. Studenta Sanasekuro

Subparto A. Instruado kaj Kotizoj

Normaj instrukotizoj kaj kotizoj estas submetataj al aprobo de la Estraro de Kuratoraro ĉiun akademian jaron. Aliaj kurs-rilataj kotizoj estas kondiĉigitaj de aprobo de la Estraro de Kuratoraro ankaŭ dum la akademia jaro.  
La tri specoj de instrukotizoj inkluzivas:

              1. Loĝantoj de Kantono Hudson
              2. Eksterdistriktaj Loĝantoj
              3. Eksterŝtataj kaj Internaciaj Loĝantoj

Subparto B. Establigo de Ricevaĵoj

Estas la respondeco de la Kolegio establi la kondiĉojn por pago kiam konto estas kreita. La ŝuldo devas esti agnoskita de la studento aŭ alia ŝuldanto en la momento de kreado de konto. La agnosko devas esti skribe, aŭ, per kompletigo de la aŭtomata registra procezo indikante, ke la ŝuldanto akceptis la terminojn kaj kondiĉojn por pagdevoj.
La ricevebla devo estos enigita en la Ellucian Kolega sistemo (studenta sub-ĉeflibro) kiam la konto unue estas establita.

Subparto C. Pagaj Opcioj

1. Metodoj de pago

La Kolegio akceptas personajn ĉekojn, kasajn ĉekojn kaj poŝtmandatojn por pago. Kreditkartaj pagoj (MasterCard, VISA, Discover kaj American Express) estas akceptitaj ankaŭ.  

Pagoj povas esti faritaj per la Kolegio uzante nian Liberty Link-platformon (rete per la sekva ligo: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studenta Financo > Faru Pagon), telefone kaj persone. Monaj pagoj devas esti faritaj en usonaj dolaroj. Por certigi taŭgan afiŝadon, oni rekomendas, ke ĉiuj pagoj inkluzivas la nomon kaj ID# de la studento sur ĉiuj ĉekoj aŭ poŝtmandatoj.
 
Ĉiuj pagoj kaj korespondado senditaj de United States Postal Service devas esti senditaj al la adreso sube. Pagoj estas aplikataj al studentaj ricevaĵoj ene de 24 horoj post ricevo.
 
Hudson County Community College
Attn: Oficejo pri Studentaj Kontoj
70 Sip Avenue, 1-a Etaĝo
Jersey City, NJ 07306

Monata Paga Plano
Prokrasta Paga Plano estas havebla al studentoj enskribitaj por aŭtunaj kaj printempaj semestroj, por helpi en la pago de instrukotizo kaj kotizoj kaj por certigi klasojn por la semestro. Estas $25 (Ne-Repagebla) Prokrastita Pago-Kotizo por semestro por kovri la koston de administrado de ĉi tiu programo. Studentoj povas aranĝi Prokratajn Pagajn Planojn per la platformo College Liberty Link (rete per la sekva ligo: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studenta Financo > Faru Pagon > Krei Pagan Planon ), telefone kaj persone. Studentoj devas esti pretaj fari sian unuan pagon antaŭ ol la pagplano fariĝas aktiva. Ne estas pagaj planoj disponeblaj por Someraj Kondiĉoj, Vintraj Sesioj aŭ por preterpasitaj saldoj. Post kiam studento enskribiĝas en pagoplano, kaj faras sian unuan pagon, ili ne estos forigitaj de siaj klasoj por tiu semestro.

Financial Aid
Studentoj povas elekti peti financan helpon por helpi kun la pago de sia instrukotizo kaj kotizoj. La Oficejo de Financial Aid determinas kvalifikon por diversaj specoj de financa helpo kaj la realan elspezon de la plej multaj financoj administritaj de la Oficejo. Se la premioj de financa helpo de studento ankoraŭ ne estas kompletaj, kaj/aŭ estas renversitaj ial ajn, la studento ankoraŭ respondecas pri la pago de la saldo de instruado kaj kotizoj ŝulditaj. Se studentoj havas demandojn pri financa helpo, inkluzive de pruntoj, ili devas kontakti la Oficejon de Financial Aid rekte.

Subparto D. Paga Politiko

Studentoj kun nepagitaj ŝuldoj, kiuj ne faris kontentigajn aranĝojn kun la Studenta Kontada Oficejo por pagi la ŝuldon, aŭ kiuj ne havas financajn helpojn antaŭ la limdato de ĉiu semestro, povas esti forigitaj de la klasoj. Paglimdatoj estas indikitaj en la registriĝaj kaj fakturaj deklaroj, kaj troveblas elektronike ĉe https://myhudson.hccc.edu/, kaj ĉe https://www.hccc.edu/tuition.
 
Post diplomiĝo aŭ alia retiro de la Kolegio, studentoj respondecas pri la tuja pago de ajna restanta saldo ŝuldita al la Kolegio. Se pago ne estas farita, la konto estos sendita al unu el la kolektaj agentejoj servantaj la Kolegion.

Subparto E. Fakturado

Studentoj povas vidi siajn kontojn interrete; kaj paperaj fakturoj estas elsenditaj ĉiumonate.
La Kolegio sendas unuforman presitan fakturon al la ŝuldanto almenaŭ 30 tagojn antaŭ plusendo al iu ajn kolektagentejo. 

Por deliktaj kontoj, la Kolegio sendos uniformitan presitan fakturon al la ŝuldanto almenaŭ 30 tagojn antaŭ ol sendi la konton al kolekta agentejo.

Subparto F. Kolektoj

Nesolvitaj deliktaj kontoj pli ol 500 USD estos senditaj al unu el la kolektaj agentejoj, Allied Account Services aŭ Transworld Systems, dividitaj laŭ alfabeta ordo. Maljunaj saldoj devas esti notitaj en la Ellucian-sistemo, indikante al kiu kolektagentejo la ŝuldo estas sendita. Studentoj kun delikta ŝuldo havos registrilon kaj registradlimigojn ĝis tiu tempo kiam la ŝuldo estos plene pagita. 

Provizante konfirman dokumentaron sufiĉan al la Kolegio, studentaj ŝuldoj eligitaj en bankroto povas esti forigitaj de la Kolegio kaj kolektaj procedoj ĉesos.

Subparto G. Administraj Ekspuraĵoj

Studentoj, kiuj spertas neantaŭviditajn cirkonstancojn, povas peti ŝanĝojn de notoj kaj/aŭ alĝustigojn de instrukotizoj per kompletigo de Peto pri Specialaj Cirkonstancoj por Retiro. Kompletigitaj petoj estas reviziataj dusemajne de komitato konsistanta el la Direktoro de Studentaj Kontoj, la Vicprezidanto por Studentaj Aferoj kaj Enskribo, la Asociita Dekano de Financial Aid kaj la Asociita Dekano de la Centro por Studenta kaj Akademia Sukceso. Se aprobita por instrukotiza alĝustigo, administra malgravigo estos kompletigita por la petita(j) klaso(j).

Subpart H. Requirements for Placing Hold on Student Records

Studentoj, kiuj havas saldojn en siaj kontoj, estos rifuzita aliro ricevi Registrar-arkivojn. Krome, studentoj kun saldo en sia studenta konto pli ol $500 ne rajtas registriĝi por estontaj akademiaj terminoj.  

Studentoj, kies kontoj estas senditaj al kolektoj, devas havi registrilon kaj registriĝon metita sur siajn kontojn ĝis la saldo estas plene pagita.

Revenitaj Ĉekoj 

Pago de $25 estos taksita al studentoj por ĉiu resendita ĉeko eldonita de la studento al la Kolegio. Plue, studentoj kies ĉekoj estis resenditaj havos restriktojn metitaj sur siaj kontoj malhelpante tiujn studentojn pagi la Kolegion per ĉekoj estonte.

Subparto I. Repagoj

La Oficejo pri Studentaj Kontoj prilaboras studentajn repagojn ĉiusemajne. Repagoj generitaj per kreditkartaj pagoj estos kredititaj reen al la kreditkarto uzita por la pago. Financial Aid Repagoj estas generitaj en la formo de poŝtitaj ĉekoj kaj elektronikaj ĉekoj. Ĉiujn ĉekojn prilaboras la Departemento pri Pagendaj Kontoj.

Subpart J. Form 1098-T, Tuition Statement

Ĉiun januaron, la Oficejo pri Studentaj Kontoj preparas Formularon 1098-T, Deklarojn pri Impostopagoj por Studentoj. Studentoj kun mankantaj socialasekuraj numeroj ricevos poŝte kaj retpoŝte sciigojn por sendi ĉi tiujn informojn al la Oficejo pri Studentaj Kontoj dufoje ĉiujare.

Subparto K. Studenta Sanasekuro

Sekvante leĝaron subskribitan en leĝon la 5-an de julio 2013, la kolegio jam ne estas postulata por disponigi sanasekuron por studentoj. 
 
Studentoj, kiuj deziras aĉeti sanasekuron, estas instigitaj viziti la sekvajn du retejojn por lerni pri siaj sanasekuroj:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm 
https://www.healthcare.gov/

Aprobita de Kabineto: julio 2021
Rilata Estrara Politiko: Politiko pri Accounts Receivables

Reiri al Policies and Procedures