Kontado - Politiko pri Fiksaj Aktivoj

CELO

La celo de ĉi tiu Politiko pri Fiksaj Aktivoj estas plenumi laŭleĝajn postulojn de Ĝenerale Akceptitaj Kontadaj Principoj (GAAP) establitaj de la Governmental Accounting Standards Board (GASB). 

POLIKO

La Kolegio kaj ĝia Estraro de Kuratoraro ("Estraro") estas devontigitaj konservi precizan registron de fiksaj aktivoj. La Kolegio preparas financajn deklarojn kongruajn kun Ĝenerale Akceptitaj Kontadaj Principoj (GAAP). Registarregularoj postulas registri kaj konservi la rekordojn de aktivaĵoj inkluzive de akirkostoj, depreco kaj forigo de aktivaĵoj. Ĉiuj aktivaĵoj, kiuj plenumas la postulon de fiksaj aktivoj, estos konsiderataj longtempaj aktivoj kaj estos administritaj laŭ GAAP-reguloj.
La Estraro delegas al la Prezidanto la respondecon evoluigi procedurojn kaj gvidliniojn por la efektivigo de ĉi tiu politiko. La Financa Oficejo certigos la plenumon de ĉi tiu politiko en ĉiuj koncernaj agoj. 

Aprobita: junio 2021
Aprobate de: Estraro de Kuratoraro
Kategorio: Kontado
Subkategorio: Fiksaj Aktivoj
Planita por Revizio: junio 2024
Respondeca(j) Oficejo(j): Financo

proceduroj

Kontada Departemento Proceduro pri Fiksa Aktivo

I. Enkonduko

La celo de ĉi tiu dokumento estas prezenti la Procedurojn kaj Gvidliniojn de Hudson County Community College kun respekto al la Politiko pri Fiksaj Aktivoj de la Kolegio, inkluzive de plenumo de la postuloj de Ĝenerale Akceptitaj Kontadaj Principoj (GAAP) reguloj kaj la Governmental Accounting Standards Board, la fonto de GAAP. . Ĝi ankaŭ celas helpi administradon por konservi precizajn rekordojn de fiksaj aktivoj. 
La kolegio ellaboras financajn deklarojn laŭ GAAP-reguloj. Krome, registaraj regularoj postulas la kolegion registri kaj konservi rekordojn de aktivaĵoj inkluzive de akirkosto, depreco kaj forigo de fiksaj aktivoj. Ĉiuj aktivaĵoj, kiuj plenumas la postulon de fiksaj aktivoj, estos konsiderataj longdaŭraj aktivaĵoj kaj estos traktataj kiel laŭ GAAP-reguloj.

II. Celoj

1. Konformi GAAP kaj ĉiujn registarajn postulojn pri la registrado kaj traktado de fiksaj aktivoj.
2. Provizi precizan registron de la fiksaj aktivoj de la Kolegio kaj establi difinojn, metodon de taksado de fiksaj aktivoj, utila vivo kaj metodo de depreco.
3. Por certigi, ke rekordoj estas limigitaj al rajtigita dungitaro kaj ĉiuj transakcioj rilataj al fiksaj aktivoj inkluzive de aĉeto, forigo kaj depreco estas aprobitaj de delegitaj aŭtoritatoj.

III. Difino de Fiksa/Kapitala Aktivo

Aktivaĵoj kiuj estas akiritaj por la ĉiutaga operacio de la kolegio kaj el kiuj la kolegio povas akiri avantaĝojn dum periodo de almenaŭ unu fiskjaro. Aktivoj aĉetitaj por vendo ne estos kalkulitaj kiel fiksaj aktivoj, kiel inventaro. 

Fiksaj/Kapitalaj Aktivoj povas esti klasifikitaj en du kategoriojn:

1. Tangebla Aktivo
2. Nemateriaj Aktivoj

A. MATRIMONIBILOJ 

Tangeblaj Aktivoj estas aktivoj, kiuj posedas fizikan substancon, kio signifas aktivojn tuŝeblajn kaj senteblajn. 
Sub GAAP, fiksaj (tuŝeblaj) aktivaĵoj havas tri ĉefajn karakterizaĵojn:
       1. Akirita kaj tenita por uzo en operacioj, (ekz., ne tenita por vendo);
       2. Longtempa en naturo (pli granda ol 1 jaro); kaj
       3. Posedi fizikan substancon.

La Tangeblaj Aktivoj de la Kolegio inkluzivas la jenajn, kiuj povas esti modifitaj de tempo al tempo:
       1. Lando 
       2. Konstruaĵoj kaj Pliboniĝoj
       3. Luaj Pliboniĝoj
       4. Ekipaĵo
       5. Biblioteko Libroj 
       6. Konstruado en Progreso

1) TERO 
Laŭ GAAP, Tero estas difinita kiel la surfaco de la tero, kiu povas esti uzata por subteni strukturon aŭ por kreskigi herbon kaj arbojn. Tero havas nedifinitan vivdaŭron. Kiel tia ĝi ne estas depreciable sub GAAP-reguloj. Elspezoj faritaj por akiri teron estas konsideritaj kiel parto de ĝia kosto. La sekvaj elspezoj povas esti inkluditaj en determinado de la terkosto: 

a) Aĉetprezo (justa merkata valoro se donacite)
b) Ajna Komisionoj pagitaj
c) Ajna profesiaj kotizoj pagitaj, inkluzive de, sen limigo, juraj kotizoj, Geodeziisto-kotizoj, arkitekto kaj titolserĉaj kotizoj
d) Kvantoj pagitaj por forigo de ajna konstruo de tero (sava ​​valoro por tia malkonstruo devus esti subtrahita), terplenigo
e) Akumulitaj aŭ nepagitaj impostoj ĝis la dato de akiro

2) KONSTRUAĜOJ KAJ PLIBONIĜOJ 

Konstruaĵo estas difinita kiel permanenta strukturo, alkroĉita al tero, kiu havas tegmenton kaj estas enfermita per muroj. La sekvaj elspezoj estas konsiderataj por determini la koston de konstruaĵo:

a) Aĉetprezo (justa merkata valoro se donacite)
b) Elspezoj por igi la konstruaĵon preta por uzi por la celo por kiu estas akirita
c) Konstruaj kostoj
d) Profesiaj kotizoj pagitaj, inkluzive de, sen limigoj, vendokomisiono, kurtaj kotizoj, inspektadkotizoj, konstrupermeso, juraj kotizoj, arkitekturaj kotizoj, inĝenieraj kotizoj ktp.

Konstrua Pliboniĝo estas difinita kiel ĉefurba okazaĵo kiu plibonigas la utilan vivon de konstruaĵo, valoron de konstruaĵo, aŭ ambaŭ. Ekzemple, la konvertiĝo de kelo aŭ subtegmento en oficejon, altgradigo de muroj aŭ plankoj, internaj aŭ eksteraj renovigadoj, ktp.

Ĉiuj kostoj altiritaj en plibonigado de la konstruaĵo estas konsideritaj kiel kostoj de plibonigoj.

Konstruaj Bontenado-kostoj estas kostoj, kiuj permesas al aktivaĵo daŭri esti uzata dum sia origina utila vivo. Ekzemple, riparoj al la konstruaĵo aŭ ĝiaj sistemoj (aktubaro, hejtado, HVAC, purigado, plago kontrolado ktp.). Tiuj kostoj estas konsiderataj konstruaj prizorgadokostoj kaj estas traktataj kiel elspezoj laŭ GAAP, kaj ne devas esti kapitaligitaj. Ili devas esti registritaj kiel riparaj kaj prizorgaj kostoj. Oni devas atenti ĉu ĉi tiuj kostoj estu traktataj kiel konstruaĵaj prizorgaj kostoj kontraŭ konstruaj plibonigkostoj. 

3) PLIBOJONOJ DE LUZHENDO 

Lizeblaj plibonigoj estas difinitaj kiel plibonigoj faritaj al lizita posedaĵo kiu devas reveni al la luiganto en la tempo de eksvalidiĝo de la lizkontrakto. La utila vivo de tia plibonigo estas la laŭtaksa servodaŭro aŭ la restanta daŭro de la lizkontrakto, kiu ajn estas pli mallonga.

4) EKIPAMENTO

Ekipaĵo estas palpeblaj aktivaĵoj por esti uzataj por operacioj. Ĉiuj kostoj implikitaj en metado de ekipaĵo en kondiĉon preta por uzo devus esti inkluditaj en la valoro de valoro. La sekvaj elspezoj estas konsiderataj por determini la koston de ekipaĵo: 

a) Prezo de kontrakto aŭ fakturo
b) Pagitaj devoj 
c) Varkostoj
d) Instalaj kostoj
e) Asekurkostoj por transito 
f) Kostoj pagitaj por testado kaj preparo por uzo

La listo de la kolegio de ekipaĵo inkludas la sekvajn erojn, kiuj povas esti modifitaj de tempo al tempo:
    
a) Komputiloj
b) Presiloj
c) Telefonoj
d) Oficejaj mebloj
e) Klimatiziloj
f) Projekciiloj
g) Kuirejaj aparatoj
h) Fridujoj
i) Vazlaviloj
j) Programaro (posedata nur)

5) KONSTRUO EN PROGRESO (CIP)

CIP-aktivaĵo estas taksita kiel la kosto de konstrulaboro komencita sed ankoraŭ ne finita. Por CIP-aktivaĵoj, depreco ne estas registrita ĝis la aktivaĵo estas metita en servon. Kiam konstruo estas finita, CIP-valoraĵo iĝas klasifikita kiel fiksa valoraĵo sub la uzebla rubriko (ekz., konstruaĵo, konstruaĵplibonigo, terplibonigo) kun ĉiuj kostoj asociitaj kun la CIP ĝis la dato de ŝanĝo al fiksaktivoj. Post kiam ĝi kategoriiĝas kiel fiksa valoraĵo, depreco devas esti nombrita (noto: kiel dirite pli frue, depreco estas nombrita post kiam aktivaĵo estas metita en servon).

6) TRANSFERI CIP AL FIXAJ Aktivoj

Post kiam valoraĵo estas metita en servo, ĉiuj kostoj asociitaj kun ĝi, kiuj estas stokitaj en la CIP-konto, estas ŝanĝitaj en la aplikeblan fiksvaloran konton. Ekzemple:

B. NEMATERIEBLOJ 

Nemateriaj Aktivoj estas aktivoj, kiuj ne posedas fizikan substancon.

GASB Statement No. 51 disponigas konsiladon por la kontado kaj financa raportado de nemateriaj aktivoj kaj listigas la sekvajn karakterizaĵojn de nemateriaj aktivoj: 

1. Manko de fizika substanco. 
2. Nefinanca naturo (ricevaĵoj aŭ antaŭpagoj ne estas nemateriaj aktivoj). 
3. Komenca utila vivo etendiĝas preter ununura raportperiodo. 

C. AKIRKOSTO DE FIXAJ VALOJ

GAAP-normoj ĝenerale postulas fiksajn aktivojn esti registritaj je sia historia kosto, inkluzive de ĉiuj normalaj elspezoj por alporti la aktivaĵon al loko kaj kondiĉo por ĝia celita uzo.

Akirkostoj inkluzivas instalajn kostojn, muntadon, frajton, stokejon, asekuron, impostojn ktp.

Se fiksa valoraĵo ne estas aĉetita, sed estas akirita per donaco, tiam ĝia akirkosto estas la justa merkata valoro de tiu aktivaĵo kaj plie ĉiuj rektaj elspezoj faritaj lige kun metado de tiu aktivaĵo en operacion por sia celita celo.

Post kiam la valoro de fiksa valoraĵo estas registrita, ĝi ne povas esti ŝanĝita sub neniu cirkonstanco.

Por kapitaligo ekzistas por valoraĵo individua sojlo. Tamen, se ekzistas daŭranta projekto, la kombinita totalo de ĉiuj fiksaj aktivoj implikitaj en la projekto devus esti enkalkulita por determini kapitaligajn kostojn. La kapitaligo-kostosojlo de la kolegio por fiksaj aktivoj estas kiel sekvas:

D. DEPRECO

Amortiĝo estas difinita kiel la kontada procezo de asignado de la kosto de palpeblaj aktivaĵoj al nuna elspezo en sistema kaj racia maniero en tiuj periodoj atenditaj profiti el la uzo de la aktivaĵo. Amortizo estas okupado aŭ uzadokosto, kaj, tial, devus komenci la monaton post la dato, kiam la aktivaĵo estas metita en produktadon. Ĝi povas esti kalkulita laŭ rektlinia metodo aŭ malkreskanta ekvilibra metodo. La Kolegio sekvas la rektlinian amortizan metodon. Aktivoj estas amortizitaj dum siaj laŭtaksaj utilaj vivoj.
La Kolegio nuntempe kalkulas deprecon monate uzante la rektan deprecimetodon. Periodoj de laŭtaksa vivo por konsidero en determinado de la depreco de la fiksaj aktivoj de la kolegio estas kiel sekvas:

La sekvaj faktoj estas konsiderataj dum kalkulado de depreco:

1) Dato de aĉeto;
2) Totala kosto de valoraĵo;
3) Utila vivo de valoraĵo;
4) Depreciation metodo (rekta linio); kaj
5) Sava aŭ resta valoro (vendvaloro ĉe la fino de utila vivo de aktivaĵo), se ekzistas.

Ĝenerale, ĉe la fino de la utila vivo de aktivaĵo, la totala akumulita depreco estas egala al la totalkosto de la aktivaĵo minus ajna savvaloro.
Ekzemple, supozu, ke la Kolegio aĉetis fiksan valoraĵon por $110,000. La utila vivo estas taksita esti dek (10) jaroj uzante la rektan metodon. Fine de la 10 jaroj, la aktivaĵo havas savvaloron de $10,000. 

Amortizo ĉiujare = (kosto - savvaloro)/taksa vivo
                                      = ($110,000-$10,000)/10
                                      = $100,000/10
                                      = $10,000 jare
Post 10 jaroj, la totala depreco de la valoraĵo estas $100,000 (10 jaroj x $10,000). Kiel notite supre, la totala depreco ankaŭ egalas la totalan koston minus la savvaloron. 
($110,000-$10,000=$100,000).

E. MALPROBADO DE FIJAJ VALORIOJ 

La Kolegio sekvas Deklaron n-ro 42 de GASB rilate al difekto de fiksaj aktivoj. Deklaro n-ro 42 enhavas gvidon por mezuri difektajn perdojn sur kapitalaktivoj.
Aktivo estas konsiderita difektita kiam ĝia utileco por servo malpliiĝas signife kaj neatendite; tio estas, io okazas, kio ne estas ene de la normala vivociklo de la valoraĵo.
La efiko de difekto estas postulata por esti raportita kiam ĝi okazas prefere ol tra deprecikospezo aŭ kiam la aktivaĵo estas forigita.

F. FORONO DE ACTIVOJ 

Forigo de fiksa valoraĵo okazas kiam firmao bezonas vendi sian valoraĵon pro ia kialo (ĉu ĝia utila vivo finiĝis aŭ interŝanĝo de aktivaĵoj). Mallonge, ĝi estas vendado de fiksa valoraĵo.
Eblaj manieroj forigi valoraĵon estas kiel sekvas:

1) Ĝi povas esti vendita al tria partio
2) Ĝi povas esti vendita kiel peceto
3) Ĝi povas esti donacita
4) Ĝi povas esti vendita al iu ajn dungito de organizo
5) Ĝi povas esti interŝanĝita dum aĉetado de nova valoraĵo
6) Ĝi povas esti translokigita al alia fako

Sendepende de la procezo uzata por forigi valoraĵon, ĉiuj aktivaĵoj devas esti rajtigitaj de la Regilo. Forigitaj aktivoj devus esti venditaj je merkata valoro de la aktivaĵo dum la vendo.
Fojo forigita, la valoraĵo tiam estas forigita de la bilanco kaj la gajno/perdo estas registrita uzante ĵurnalan enskribon. 
Ekzemple, supozu, ke kompanio aĉetis valoraĵon por $10,000. Nuntempe ĝia amasigita depreco estas $8,000. La firmao volas forigi la valoraĵon. La merkata valoro de la valoraĵo estas $ 3,000. La jenaj enskriboj devas esti faritaj en la financa stato:

                                 Se merkata valoro de la valoraĵo estas $1,500, tiam la sekva enskribo devas esti farita:

Se ne estas gajno aŭ perdo sur la vendo de la valoraĵo, kio signifas, ke la merkata valoro estas egala al la restanta saldo de la valoraĵo ($2000 por ĉi tiu ekzemplo), tiam la sekva eniro devas esti registrita:

Se la kompanio forprenas valoraĵon, kio signifas, ke post utila vivo ne ekzistas savvaloro, tiam la sekva enskribo devas esti farita:

La ĉefa celo malantaŭ forigo de aktivoj kaj registri ilin en preciza maniero estas prezenti puran bilancon de organizo tiel ke ĝi reflektu realajn aktivaĵojn surmane.

G. RESPONDECOJ

Estas la respondeco de ĉiuj laborantaranoj de la Kolegio protekti la fiksajn aktivojn kaj certigi, ke ĉi tiuj aktivoj estas uzataj nur por sia rajtigita celo kaj ne por persona uzo.

La Regilo ankaŭ respondecas pri certigi, ke ĉiuj fiksaj aktivoj estas konservitaj en preciza maniero, inkluzive de konsiderado de ĉiuj faktoroj, kiuj estas gravaj en la momento de taksado kaj la kalkulo de depreco de fiksaj aktivoj. La registro de valoraĵoj devas esti konservita ĝustatempe.

Registroj de fiksaj aktivoj devas esti cirkulitaj al ĉiuj ĉefoj de departementoj por revizio kaj rekomendoj, se ekzistas. Se estas proponitaj ŝanĝoj, la Regilo devas esti informita kaj la taŭgaj korektoj faru.

La Kontada fako ankaŭ respondecas pri konservado de precizaj rekordoj pri la sekvanta:

1. 1. 1. 1. Dato de aĉeto
         2. Datvaloraĵo estas metita en servon
         3. Detaloj de fabrikisto kaj vendisto
         4. Modelnumero (se ekzistas)
         5. Detala priskribo de valoraĵo
         6. Loko de valoraĵo
         7. Financado kaj ĝiaj fontoj por akirado de valoraĵo
         8. Garantio (se ekzistas)
         9. Detaloj pri asekuro (se ekzistas)
         10. Numero de konto de ĝenerala ĉeflibro

La Kontada Departemento ankaŭ respondecas pri konservado de malmolaj kaj molaj kopioj de fakturoj kaj ĉiuj subtenaj dokumentoj por ke ili estu facile haveblaj kiam necesas por reviziaj celoj aŭ kiel alie bezonate.

Aprobita de Kabineto: julio 2021
Rilata Estrara Politiko: Kontado, Fiksaj Aktivoj

Reiri al Policies and Procedures