Kontado - Konta Pagebla Politiko

CELO

La celo de ĉi tiu Politiko pri Pageblaj Kontoj estas certigi la sekurecon de la fundoj de Hudson County Community College ("Kolegio") kaj la konduton de komerco laŭ la principoj de respondeco, kompleteco, ĝustatempeco kaj precizeco. Gvidite de ĉi tiuj principoj, la Kolegio klopodas fari ĝustatempan pagon al vendistoj de kontrolitaj kaj aprobitaj fakturoj en efika maniero, kaj konservi kompletajn kaj precizajn registrojn de pagendaj kontoj. 

POLIKO

La Kolegio kaj ĝia Estraro de Kuratoraro ("Estraro") estas favoraj al subteno de membroj de la hejmkomunumo kaj vendistoj farantaj komercon kun la Kolegio. Ĉi tiu politiko rilatas nur al pagoj al vendistoj. Pageblaj kontoj estas speco de mallongperspektiva ŝuldo, tipe la kvanto ŝuldita fare de organizo al ĝiaj provizantoj aŭ vendistoj por varoj kaj servoj disponigitaj, por kiuj pago ne estas farita anticipe. La kolegio altiras devontigojn al provizantoj kaj vendistoj por la aĉeto de varoj kaj servoj uzitaj en la ordinara kurso de komerco.
La Konta Pagebla Sekcio respondecas pri la revizio kaj prilaborado de fakturoj kaj pagoj por la Kolegio. La Konta Pagebla Sekcio plenumas la sekvajn devojn asociitajn kun ĉi tiu celo:

1. faktura kvitanco kaj elektronikaj pagoj;
2. monitorado de vendistaj kreditoj kaj antaŭaj pagoj al vendistoj;
3. pritrakti pagdemandojn de vendistoj kaj la College-komunumo;
4. superrigardo de dokumenta kongruo;
5. certigi taŭgajn aprobojn;
6. prilaborado de pagoj; kaj
7. arkivado de dokumentoj kaj paghistorio.

La Estraro delegas al la Prezidanto la respondecon evoluigi procedurojn kaj gvidliniojn por la efektivigo de ĉi tiu politiko. La Financa Oficejo respondecos pri efektivigo de la politiko.

Aproba Matrico

Aprobita: junio 2021
Aprobate de: Estraro de Kuratoraro
Kategorio: Kontado
Subkategorio: Pageblaj Kontoj
Planita por Revizio: junio 2024
Respondeca(j) Oficejo(j): Financo

proceduroj

Kontada Departemento Proceduro pri Pageblaj Kontoj

I. Enkonduko

Ĉi tiu proceduro estis evoluigita por certigi la sekurecon de Kolegiaj financoj, komerco estas farita laŭ la principoj de respondigebleco, kompleteco, ĝustatempeco kaj precizeco. Gvidite de ĉi tiuj principoj, HCCC klopodas 1) fari ĝustatempajn pagojn de taŭgaj fakturoj en efika maniero; kaj 2) raporti elstarajn kompensdevojn laŭ GAAP. Plue, la Kolegio atendas ke ĉiuj membroj de la komunumo kaj ĉiuj vendistoj farantaj komercon kun la Kolegio sekvu ĉi tiun politikon. 

La subaj proceduroj rilatas nur al pagoj al vendistoj. Por pliaj proceduroj rilataj al la sekvaj kategorioj, bonvolu raporti al: 

1. 1. Proceduroj pri Vojaĝado kaj Komerco
   2. Stipendiaj Proceduroj
   3. Repago pri Studentaj Kontaj Proceduroj

II. Entoj Trafitaj de Ĉi tiuj Proceduroj

La malsupraj proceduroj influas ĉiujn sekciojn kaj oficejojn de Hudson County Community College.

III. Difinoj

Kontoj pageblaj estas speco de mallongperspektiva ŝuldo kiu tipe reprezentas la kvanton ŝuldita fare de organizo al siaj provizantoj aŭ vendistoj por varoj kaj servoj aĉetitaj kredite. La kolegio altiras devontigojn al provizantoj kaj vendistoj por aĉeti varojn kaj servojn uzitajn en la ordinara kurso de komerco. La Konta Pagebla Sekcio ("AP-Sekcio") respondecas pri revizio kaj prilaborado de fakturoj kaj kontrolado de fakturoj nome de la Kolegio.

La AP-Sekcio plenumas la sekvajn devojn asociitajn kun ĉi tiu celo:

1. 1. Faktura kvitanco
   2. Elektronikaj pagoj
   3. Monitorado de vendistaj kreditoj
   4. Pritrakti pagajn demandojn de vendistoj kaj la kolegio-komunumo
   5. Superrigardo de dokumenta kongruo
   6. Prilaborado de pagoj
   7. Interfaco de kontada sistemo
   8. Arkivante dokumentojn kaj paghistorion

respondigebleco - La AP-Sekcio certigas, ke ĉiuj aĉetoj estas taŭge rajtigitaj antaŭ elpagado de pagoj, ke fakturoj estas pagitaj nur unufoje, kaj ke Kolegiaj aktivoj estas protektitaj kontraŭ fraŭdo. Plue, la AP-Sekcio certigas, ke transakcioj estas konvene dokumentitaj por reviziaj celoj.

ĝusteco – Por konvene raporti kaj la elstarajn kompensdevojn kaj elspezojn de la Kolegio, la AP-Departemento registras vendistajn datumojn en la kuponprocezo kaj ĝeneralaj kontoj.

E-CHECKS Transakcioj – Elektronikaj financaj pagoj faritaj al dungitoj anstataŭ ĉeko.

Buĝeta Kontrolo –La proceduro per kiu la Departemento certigas, ke la financaj devontigoj kaj elspezoj de la Kolegio ne superas siajn respektivajn buĝetojn.

Pleneco – Specifaj, necesaj informoj pri ĉiuj interkonsentitaj varoj provizitaj kaj servoj faritaj por permesi pagon. Ĉi tio devus inkluzivi la jenajn informojn:

1. 1. Nombro kaj dato de fakturo.
   2. Aĉeta mendo numero.
   3. Vendistonomo, adreso kaj aliaj trafaj kontaktinformoj.
   4. "Bill To" kaj "Ship To" adresoj.
   5. Dato(j) de livero de varoj aŭ servoj.
   6. Detala priskribo de la varoj aĉetitaj aŭ la servoj faritaj, kaj la loko kie la varoj estis liveritaj aŭ la servoj provizitaj.

Aĉeta Mendo (PO) – Aĉeto-Ordo estas dokumento eldonita de la Kolegio al la vendisto indikanta tipojn, kvantojn kaj interkonsentitajn prezojn por produktoj kaj/aŭ servoj kiujn la vendisto provizos.

Oportuneco – Elspezoj raportitaj por varoj kaj servoj en la periodo farita, por pagi aprobitajn fakturojn ĝustatempe (Reto 30), kaj por utiligi ajnajn uzeblajn vendistajn rabatojn. Pro ĉi tiuj kialoj, la ĝustatempa prezento de kompleta fakturo al la AP-Sekcio estas kritika. Vendistoj devas esti direktitaj sendi ĉiujn fakturojn rekte al la AP-Sekcio kaj ne al la kampusa kontakto. Ĝustatempa atestado de kvitanco de la akceptanta sekcio ĉe la Kolegio al la AP-Sekcio estas kritika al la procezo de permesado al la AP-Sekcio fari ĝustatempajn pagojn al vendistoj.

Kuponado - La interna intenco fari pagon al vendisto. La kupono estas dokumento produktita de la Kolegio kaj eldonita al vendisto post kiam la fakturo estas ricevita kaj kongruita al aĉetmendo kaj ricevantaj dokumentoj. Aprobitaj kuponoj, kiam ili estas prilaboritaj, fariĝas ĉekoj aŭ E-CHECK-pagoj.

IV. Politikaj Proceduroj

La subaj proceduroj estos efektivigitaj por plenumi la politikon pri pago de kontoj de la Kolegio kaj certigi, ke la pagendaj kvantoj de kontoj estas ĝustaj; registrita ĝuste, precize kaj efike; procesita nur unufoje; kaj taŭge dokumentitaj en financaj statoj. Por procesi pagojn, ĉiuj fakturoj devas esti aprobitaj laŭ la proceduroj de la Kolegio. La Konta Pagebla Departemento devas observi la jenajn procedurojn:

1. Vendistoj devas esti enigitaj en la Kolega Portala Sistemo. 

2. Vendistoj ne devas esti pagitaj krom se finita W-9 estas enigita en la Kolega Portala Sistemo, kaj rezolucio estas aprobita de Estraro (se necese).

3. Fakturoj ricevitaj de la AP-Sekcio devas esti datmarkitaj.

4. Fakturoj estu senditaj rekte al la AP-Sekcio. Se fakturo estas sendita rekte al la ricevanta sekcio, la respondeco de la sekcio estas plusendi la fakturon al la AP-Sekcio tuj post reviziado kaj agnosko, ke la varoj estas liveritaj kiel reprezentitaj de la vendisto, kaj ke servoj en la fakturo estis faritaj. Ĉi tio faciligos pagon en terminoj kaj mildigos la riskon de mislokigitaj, perditaj aŭ konservitaj fakturoj kiuj kaŭzas prokrastojn en taŭga kontado, kaj evitos pli altajn kostojn al la Kolegio. Fakturoj ne estu konservitaj en departementaj oficejoj. 

5. Nur rajtigita AP Department-personaro povas ensaluti en la Kolega Portala Sistemo kaj prilabori fakturojn. 

6. Kontaj pagendaj kuponoj devas esti apogitaj per originala fakturo, la Kolegio rajtigita aĉetmendo kaj dokumentita kvitanco de varoj kaj servoj. La aĉetmendo kaj la ricevaj datumoj estos enmetitaj en Kolego de dungitoj de HCCC. 

7. La fakturo devas enhavi detalan priskribon de la servoj faritaj aŭ varoj provizitaj, la daton(j) de livero de la varoj aŭ servoj, kaj la HCCC-loko kie la servoj estis provizitaj aŭ varoj liverita. Pago de fakturoj al kiuj mankas sufiĉaj informoj povas esti prokrastita ĝis ĉiuj bezonataj informoj estos provizitaj. 

8. Se la fakturo estas por parta pago, la vendisto devas klare indiki la aranĝon sur la fakturo aŭ kontrakto. En ĉi tiuj situacioj, la vendisto devas provizi la saman nivelon de dokumentado, kiel priskribite en IV.7 supre. 

9. Fakturnombroj estas enigitaj en la Kolega Portala Sistemo ĝuste kiel provizite de la vendisto. Modifo de la faktura numero povus konduki al duobla prilaborado. Modifo estas strikte malpermesita krom kiel permesate de la AP-Sekcio.

10. Enigo de la faktura informo estas kompleta, preciza kaj valida.

11. Ĉiuj varoj kaj servoj devas esti ricevitaj en la Kolega Portala Sistemo fare de la fako. Por servoj kaj varoj senditaj rekte al la mendanta fako, la menda fako estas sciigi la AP-Sekcion ke la servoj aŭ varoj estis kontentige ricevitaj kaj akceptitaj en la sistemo por la pagprocezo. 

12. Diferencoj inter la aĉetordo kaj la fakturo devas esti markitaj, esploritaj kaj solvitaj antaŭ prilaborado de pagoj. Diferencoj inkluzivas, sed ne estas limigitaj al, malsama vendistonomo, kvanta diferenco aŭ dolara diferenco. 

13. Venda imposto ne devus esti inkluzivita sur iu fakturo ĉar la Kolegio estas impost-esceptita ento. La AP-Sekcio liveros dokumentaron al la vendisto por subteni la senimpostan statuson, inkluzive de senimposta nombro kaj atestilo, se necese. 

14. Ĉiuj aĉetoj de kapitalaktivaĵoj estas prilaboritaj fare de la AP-Sekcio. 

15. La AP-Sekcio sendos ĉiujn aprobitajn pagojn al la rekorda adreso. Ajnaj pagoj implikantaj specialan uzadon, kiel dumnoktaj sendoj aŭ persona repreno, postulas antaŭan aprobon. La uzo de tranokta sendado kaj rapida prilaborado de pagoj estos limigitaj al krizaj situacioj. 

16. La AP-Sekcio procesas ĉekojn kaj faras pagojn dufoje semajne. AP Department Check kaj E-CHECK pagoj estas procesitaj en alternaj tagoj. 

17. Studentaj Repagoj estas traktataj en la Oficejo de la Buristo, kaj ĉekoj estas eldonitaj tra la AP-Sekcio unufoje semajne.

18. Ĉeko-Petopago, jene, devus esti uzata kiam aliaj formoj de pago (ekz., aĉeto mendo kaj eta kupono) ne validas. Ĉiu mendo por aĉeto de varoj devas esti procesita de la Aĉeta Departemento.   

19. Mankantaj, duplikataj kaj longdaŭraj ĉekoj devas esti esploritaj antaŭ eldonado de alia ĉeko. La AP-Departemento-Oficiro prilaboros ĉiujn ĉekĝustigojn en la Kolega Sistemo post kiam ĉiuj esploroj estos finitaj.

20. Pozitivaj pagdatumoj estas transdonitaj al la banko post ĉiu ĉekpago.

21. Ajnaj demandoj pri ĉi tiu politiko devas esti direktita al la AP Department Officer. Demandoj povas esti senditaj elektronike al Accounts Payable ĉe apFREEHUDSONKOMUNITATKOLEGIO. Alternative, la AP Department Officer povas esti kontaktita ĉe (201) 360-4055.

Aprobita de Kabineto: julio 2021
Rilata Estrara Politiko: Kontado, Pageblaj Kontoj

Reiri al Policies and Procedures